Términos y condiciones

TÉRMINOS Y CONDICIONES

FUNDACIÓN POLITÉCNICA CORPO

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Fundación Politécnica Corpo, con Nit. 900.093.502-9 y personería jurídica reconocida mediante Resolución 3623 del 4 de julio de 2006 expedida por el Ministerio de Educación Nacional, cuyo domicilio social se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea tratada por la Fundación Politécnica Corpo de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

PRESENTACIÓN

La presente política es aplicada en el tratamiento de datos personales que realiza la Fundación Politécnica Corpo, sus encargados del tratamiento de datos o sus aliados estratégicos. Las políticas contenidas en el presente documento son de aplicación a aquellas bases de datos que utiliza la Fundación Politécnica Corpo, inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen o adicionen. Lo anterior, debe interpretarse bajo las excepciones que la Ley 1581 de 2012 ha establecido mediante su artículo 2.

1. DISPOSICIONES NORMATIVAS

La Constitución Política de Colombia en su catálogo de derechos fundamentales consagra en su artículo 15 el derecho que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al hábeas data. Esta disposición representa el fundamento constitucional y normativo que regula la protección de datos personales en el ordenamiento jurídico colombiano. El principal instrumento normativo promulgado en materia de protección de datos personales es la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cual se establecen las condiciones mínimas que deben observarse para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales, por parte de los Responsables del Tratamiento, los cuales pueden ser personas naturales o jurídicas, cuya actividad económica u objeto social esté condicionado por el suministro de información personal.

La Ley 1581 de 2012 fue reglamentada posteriormente por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales complementaron y aclararon las disposiciones normativas de la Regulación General, y precisaron el alcance de los deberes y obligaciones que están llamados a cumplir los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales. La Fundación Politécnica Corpo en su calidad de Responsable del Tratamiento de información personal se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad referida y así mismo promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales por parte de sus trabajadores y encargados del tratamiento de datos, liderando procesos de mejoramiento continuo y asegurando la conformidad con la ley en los servicios que ofrece y en el desarrollo de sus operaciones internas.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

a) Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal. (Ley 1581 de 2012).

b) Autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales con el fin de que ésta efectúe en representación del titular cualquier tipo de trámite o solicitud ante la Fundación Politécnica Corpo.

c) Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. (Ley 1581 de 2012).

d) Estudiante: Persona natural matriculada en algún Programa Académico ofrecido por la Fundación Politécnica Corpo en cualquiera de sus sedes o seccionales, tras cumplir los requisitos y procesos académico-administrativos exigidos.

e) Consulta: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Ley 1581 de 2012).

f) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Ibídem).

g) Dato privado: Tienen como principal característica que pertenecen e interesan única y exclusivamente a la persona sobre la cual recae la información. (Recuperado 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).

h) Dato público: Son los datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377 de 2013).

i) Dato semiprivado: Estos datos, aun cuando tienen el carácter de privado, sólo le interesan al titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediante una autorización. El ejemplo típico de esta clase de datos son las historias crediticias que administran las centrales de riesgo. (Recuperado 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).

j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. (Decreto 1377 de 2013).

k) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. (Ley 1581 de 2012).

l) Proveedor: Un proveedor es aquella persona natural o jurídica que presta sus servicios o abastece de un producto a la Fundación Politécnica Corpo.

m) Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Ley 1581 de 2012).

n) Responsable consultas y reclamos: Persona(s) que ha(n) sido designada(s) internamente por la Fundación Politécnica Corpo para ejercer de manera formal la función de coordinar y gestionar las consultas y reclamos por datos personales que los titulares formulen.

o) Responsable del Tratamiento de la información: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Ley 1581 de 2012).

p) Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ibídem).

q) Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Fundación Politécnica Corpo.

r) Trabajador administrativo: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Fundación Politécnica Corpo en cumplimiento de funciones administrativas.

s) Trabajador Docente: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Fundación Politécnica Corpo en cumplimiento de funciones académicas o relativas a la docencia.

t) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (Decreto 1377 de 2013).

u) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. (Ibídem).

v) Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581, 2012). w) Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes y/o seccionales físicas de la Fundación Politécnica Corpo.

3. OBLIGACIONES

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos y cada uno de los miembros de la Fundación Politécnica Corpo, al igual que para todas aquellas personas naturales o jurídicas que se consideren Encargados del Tratamiento de las bases de datos de la Fundación Politécnica Corpo, los cuales deberán respetar estas políticas en el cumplimiento de sus actividades u obligaciones contractuales, y a su vez se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento dados. Es de gran importancia para la Fundación Politécnica Corpo resaltar que la misma realiza el tratamiento de los datos personales de sus respectivos titulares, apoyada en un equipo de trabajo capacitado en protección de datos personales, con los cuales suscribe acuerdos de confidencialidad con el fin de garantizar la privacidad y seguridad de la información a la cual pudieren acceder en virtud a la ejecución de sus funciones.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la normatividad de Protección de Datos Personales, la Fundación Politécnica Corpo realizará el tratamiento de los datos personales de sus respectivos titulares bajo los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. (Ley 1581 de 2012).

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. (Ibídem).

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. (Ibídem).

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. (Ibídem).

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. (Ibídem).

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. (Ibídem)

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (Ibídem).

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. (Ibídem).

5. AUTORIZACIÓN

La Fundación Politécnica Corpo solicita a los titulares sobre los cuales realiza el tratamiento de sus datos personales, la correspondiente autorización para el tratamiento de sus datos personales. A su vez dicha autorización es recolectada de manera previa, expresa e informada. Lo anterior exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. La autorización puede ser otorgada por los titulares a través de los siguientes medios:

a) De forma escrita.

b) De forma oral.

c) Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Conforme a lo establecido en la Guía de Protección de datos personales en Sistemas de Videovigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, los sistemas de videovigilancia o cámaras de seguridad pueden implementarse en lugares pertenecientes a plantas físicas, tales como las de las sedes y seccionales de la Fundación Politécnica Corpo. No obstante lo anterior, la Institución informará a los titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia. (Referido 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio). Para ello, la Fundación Politécnica Corpo utiliza señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de éstos. Incluso podrá emplear anuncios de audio, en los casos en que sea posible (auditorios, salas de conferencias, bibliotecas, entre otros). Las señales o avisos implementados cumplen con el contenido de un aviso de privacidad, a saber:

∙ Incluir la identificación del Responsable y sus datos de contacto.

∙ Indicar los derechos de los titulares.

∙ Indicar dónde está publicada la Política de Tratamiento de la Información. Adicionalmente, el aviso será visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el sistema de video vigilancia.